Le forfait couvre l'intégralité de la gestion courante de votre copropriété. Cela comprend notamment l'organisation et la tenue de l'assemblée générale annuelle, la gestion comptable et financière, le suivi des contrats d'entretien, la conservation des archives et le lien avec les copropriétaires et le conseil syndical.
Les prestations exceptionnelles, facturées en dehors du forfait, sont strictement encadrées par la loi et listées dans la page Tarifs & honoraires annexes.
I. Assemblée générale Inclus au forfait
Préparation de l'assemblée générale
- Établissement de l'ordre du jour
- Mise à disposition des pièces comptables et justificatives à tous les copropriétaires
Convocation à l'assemblée générale
- Élaboration et envoi de la convocation avec l'ordre du jour
- Transmission des documents joints et des projets de résolutions
Tenue de l'assemblée générale
- Présence du syndic à l'assemblée (durée : 1h30)
- Établissement de la feuille de présence et vérification des pouvoirs
- Rédaction et tenue du registre des procès-verbaux
Information post-assemblée
- Envoi et notification du procès-verbal aux copropriétaires
- Affichage des décisions dans les parties communes
- Information des occupants de l'immeuble
Une réunion avec le conseil syndical (1h30) est incluse dans le forfait, en plus de l'assemblée générale annuelle.
II. Conseil syndical Inclus au forfait
Communication au conseil syndical
- Mise à disposition de toutes pièces ou documents relatifs à la gestion
- Accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés
- Accès mensuel au relevé bancaire de la copropriété
Avis du conseil syndical
- Recueil des avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire
III. Gestion financière et comptable Inclus au forfait
Comptabilité du syndicat
- Établissement des comptes de gestion et des annexes
- Élaboration du budget prévisionnel avec le conseil syndical
- Présentation des comptes en conformité avec la réglementation
Comptes bancaires
- Ouverture et gestion d'un compte bancaire séparé au nom du syndicat
- Compte séparé pour le fonds de travaux
- Traitement des chèques et paiement des fournisseurs chaque semaine
Comptabilité de chaque copropriétaire
- Tenue des comptes individuels
- Appels de provisions sur budget prévisionnel
- Appels sur régularisations de charges
- Appels des cotisations du fonds de travaux
Gestion courante
- Vérification et paiement des factures fournisseurs
- Recouvrement amiable des créances (relance avant mise en demeure)
- Calcul des intérêts légaux au profit du syndicat
- Attestations de TVA aux prestataires
IV. Administration et gestion de la copropriété Inclus au forfait
Immatriculation du syndicat
- Mise à jour du registre d'immatriculation (registre national des copropriétés)
Documents obligatoires
- Élaboration et mise à jour de la fiche synthétique de copropriété
- Gestion des audits, diagnostics et dossiers obligatoires
- Mise à jour du carnet d'entretien
- Mise à jour de la liste des copropriétaires
Entretien courant et maintenance
- Visites régulières de la copropriété
- Gestion des travaux d'entretien courant
- Vérifications périodiques réglementaires des équipements communs
- Mise en concurrence régulière des contrats prestataires
Archives et accès en ligne
- Conservation des archives : plans, règlement de copropriété, PV d'AG, diagnostics, contrats…
- Accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés
- Transmission au syndic successeur en cas de changement
V. Assurances Inclus au forfait
Souscription et déclarations
- Souscription des polices d'assurance au nom du syndicat (soumise au vote de l'AG)
- Déclaration des sinistres concernant les parties communes
- Déclaration des sinistres sur parties privatives dont la source est dans les parties communes
- Règlement des indemnités aux bénéficiaires
VI. Gestion du personnel du syndicat Inclus au forfait
Si la copropriété emploie du personnel (gardien, employé d'immeuble…), la gestion de ce personnel est incluse dans le forfait.
Administration du personnel
- Recherche et entretien préalable
- Établissement du contrat de travail et avenants
- Gestion des procédures de rupture de contrat
- Paiement du salaire, tenue du livre des salaires, bulletins de paie
Déclarations et suivi
- Déclarations et paiements aux organismes fiscaux et sociaux
- Gestion des remplacements (congés, arrêts maladie, maternité)
- Document unique d'évaluation des risques
- Gestion de la formation et contrôle d'activité